Automatisation des flux de travail en santé

Les équipes de réception dans les cliniques sont débordées. Entre la gestion des rendez-vous, les appels entrants, les rappels, les demandes de renouvellement d'ordonnance et les questions administratives, la charge de travail est considérable.

Les conséquences directes sur les patients et la pratique :

• Temps d'attente téléphonique excessif pour les patients
• Rendez-vous manqués faute de rappels efficaces
• Personnel de réception surchargé, moins disponible pour les patients présents
• Appels de CDCP et d'autres régimes de soins dentaires non gérés efficacement
• Perte de revenus due aux no-shows non comblés

L'automatisation des flux de travail en santé permet de délester ces tâches répétitives tout en maintenant une expérience patient de qualité.

Nova AI répond aux appels entrants de votre clinique ou cabinet médical, 24h/24, en français et en anglais. Pour les demandes de rendez-vous, Nova collecte les informations nécessaires :

• Nom du patient et numéro de dossier (si applicable)
• Nature de la consultation (suivi, premier rendez-vous, urgence mineure)
• Praticien préféré si disponible
• Disponibilités du patient

Les demandes de rendez-vous arrivent dans votre tableau de bord pour confirmation par votre équipe, ou peuvent être intégrées directement à votre logiciel de gestion de pratique selon la configuration.

Un no-show représente un revenu perdu et un créneau vide qui aurait pu servir un autre patient. Les rappels automatiques réduisent les absences non justifiées de façon significative.

Notre système envoie automatiquement :

• Un rappel SMS 48 heures avant le rendez-vous
• Un rappel SMS 24 heures avant, avec option de confirmation ou d'annulation
• En cas d'annulation, une notification à votre équipe pour combler le créneau

Les patients peuvent confirmer en répondant « OUI » ou « YES », annuler en répondant « NON » ou « NO » — sans appeler la clinique.

Le Régime canadien de soins dentaires (RCSD / CDCP) a généré une augmentation significative des appels dans les cabinets dentaires canadiens. Des milliers de patients appellent pour vérifier leur admissibilité, comprendre leur couverture, ou planifier leurs soins couverts.

Nova AI peut être configuré pour :

• Informer les patients sur le CDCP et les démarches à suivre
• Collecter les informations de couverture avant le rendez-vous
• Distinguer les appels administratifs CDCP des urgences médicales
• Transférer les cas complexes à votre équipe de réception

Tous les appels entrants d'une clinique ne sont pas équivalents. Nova AI distingue automatiquement :

• Urgences — Transférées immédiatement vers un professionnel de santé
• Rendez-vous — Gérées automatiquement ou mises en file d'attente dans le tableau de bord
• Questions administratives — Répondues automatiquement (heures d'ouverture, adresse, stationnement, documents à apporter)
• Renouvellements d'ordonnance — Collecte des informations et transmission à l'équipe médicale
• Résultats d'examens — Transfert vers le professionnel concerné

La confidentialité des informations de santé est une obligation légale au Canada. Nelvox conçoit ses systèmes en tenant compte de ces exigences :

• Les enregistrements d'appels sont traités avec le même niveau de protection que les dossiers patients
• Nova AI collecte uniquement les informations nécessaires à la gestion du rendez-vous
• Les données sont hébergées dans des environnements sécurisés conformes aux standards canadiens
• Votre équipe conserve le contrôle total sur ce qui est automatisé et ce qui est géré manuellement