Automatisation des flux de travail comptables

Les cabinets de comptabilité et les services financiers font face à une charge administrative croissante : suivi des factures impayées, relances de clients, collecte de documents, rappels de délais fiscaux. Ces tâches, bien que nécessaires, consomment un temps précieux qui devrait être consacré à la valeur ajoutée — le conseil et l'analyse.

Les problèmes les plus courants :

• Factures impayées après 30, 60, 90 jours sans relance systématique
• Clients qui n'ont pas soumis leurs documents à temps pour les déclarations
• Rappels de délais fiscaux (T1, T2, TPS/TVH) gérés manuellement
• Appels entrants qui interrompent constamment le travail de fond
• Communication client bilingue difficile à maintenir de façon cohérente

Le cycle de facturation est l'un des processus les plus faciles à automatiser dans un cabinet comptable. Nelvox peut automatiser :

• Envoi des factures — Génération et envoi automatique à la complétion d'un mandat
• Rappels progressifs — SMS et courriel automatiques à 7 jours, 14 jours et 30 jours après l'échéance
• Escalade intelligente — Après 30 jours, notification à votre équipe pour intervention manuelle
• Confirmation de paiement — Message automatique de remerciement à la réception du paiement

L'automatisation du workflow de facturation réduit les délais de paiement moyens et améliore le flux de trésorerie de votre cabinet.

Les délais fiscaux sont non négociables, mais les clients oublient souvent de soumettre leurs documents à temps. Un système de rappels automatiques élimine ce problème :

• Rappels saisonniers pour les déclarations T1 (particuliers — délai 30 avril)
• Rappels pour les déclarations T2 (sociétés — 6 mois après la fin d'exercice)
• Rappels de production TPS/TVH (mensuel, trimestriel ou annuel selon le client)
• Rappels de documents manquants avec liste personnalisée par client
• Confirmation automatique à la réception des documents

Nova AI répond aux appels entrants de votre cabinet, 24h/24, en français et en anglais. Pour les appels hors heures de bureau, Nova collecte les informations et crée une tâche dans votre tableau de bord pour le lendemain matin.

Nova gère efficacement :

• Questions sur le statut d'un dossier en cours
• Demandes de rendez-vous (consultation initiale, révision annuelle)
• Questions sur les délais et documents requis
• Transfert vers le comptable responsable du dossier pour les questions complexes

L'une des frictions les plus courantes en comptabilité est la collecte des documents. Les clients tardent à soumettre leurs feuillets T4, relevés bancaires et reçus. Notre système automatise les relances :

• Liste de vérification personnalisée envoyée par SMS à chaque client en début de saison
• Rappels automatiques pour les documents manquants identifiés dans votre système
• Confirmation automatique à la réception de chaque document
• Vue centralisée du statut de collecte par client dans votre tableau de bord

En plus de l'automatisation de la communication, Nelvox peut vous aider à automatiser la génération de rapports récurrents pour vos clients :

• Rapports mensuels de trésorerie envoyés automatiquement en fin de mois
• Alertes automatiques pour les indicateurs financiers hors des seuils définis
• Tableaux de bord clients mis à jour en temps réel

Ces automatisations renforcent la valeur perçue de votre cabinet et fidélisent vos clients sans effort supplémentaire de votre équipe.